Mit csinál egy jól felépített automatizmus?

És miért ér aranyat egy ilyen rendszer szinte bármelyik vállalkozásnak?

Egy átgondolt és jól felépített automatizmus pénzt csinál. Leegyszerűsíti a folyamatokat, időt spórol, csökkenti a hibákat. Adatokat továbbít különálló rendszerek között. Csökkenti a hibalehetőséget. Megszűnteti az idegőrlő copy/paste munkát. Összeköti az összes rendszert, amivel nap mint nap dolgozol, hogy neked csak azzal kelljen foglalkoznod, ami a tényleges feladatod.
Mindegy, hogy webshopot üzemeltetsz, kampányokat futtatsz, webes űrlapok adatait összesítve árajánlatot adsz egy perc alatt, vagy kiosztod futároknak a megrendeléseket és a címeket. Egy jó automatizmus a legjobb barátod. Bárhonnan kapsz is adatot, valós időben eljuttatja azt mindenhová, ahol a továbbiakban szükséged lehet rá.

Az alábbi folyamat egy tipikus kisvállalkozói “sales stack”-et köt össze: Woodpecker (hideg e-mail), Google Sheets, ClickUp és Google Contacts.
A cél: amikor egy érdeklődő megnyitja az e-mailedet, a háttérben minden magától történjen.

1. Milyen rendszerek dolgoznak együtt?

• Woodpecker – hideg e-mailek küldése, megnyitások, kattintások követése.
• Make.com – vizuális, no-code automatizáló platform, amivel több ezer appot lehet összekötni és többlépéses folyamatokat építeni.
• Google Sheets – a kampányadatok és státuszok “fő táblája”.
• ClickUp – feladatkezelő, ahol a sales / ügyfélkapcsolat következő lépései feladatként jelennek meg.
• Google Contacts – telefonos/egyéb kapcsolattartáshoz a kontaktlista automatikus építése.

2. Mi történik lépésről lépésre a screenshoton?

• 1. trigger: Woodpecker – Watch Email Opened
  Amint egy címzett először megnyitja az e-mailedet, a Woodpecker jelet küld a Make-nek.
• 2. Router – döntési pont
  A Make megnézi, milyen típusú eseményről van szó, melyik kampányból jött, kell-e vele foglalkozni, stb.
  Így más utat jár be egy „komoly lead”, és mást egy tesztcím vagy irreleváns kontakt.
• 3. Google Sheets – keresés a táblában
  • A rendszer megkeresi, szerepel-e már ez az e-mail cím a kampánytáblában.
  • Ha nem szerepel, új sort hoz létre.
  • Ha szerepel, frissíti az adott sor státuszát (pl. „Megnyitotta az e-mailt”, „Follow-up esedékes”).
• 4. Új érdeklődő esetén (felső ág)
  • Add a Row – új sor kerül a Google Sheetbe, minden fontos adattal (név, e-mail, kampány, dátum, megnyitások száma stb.).
  • ClickUp – Create a Task – automatikusan létrejön egy feladat a salesesnek, pl. „XY megnyitotta az e-mailt – hívás / LinkedIn connect X napon belül”.
  • Google Contacts – Create a Contact – a kontakt bekerül a Google címtárba, így mobilról is azonnal hívható.
• 5. Meglévő érdeklődő esetén (alsó ág)
  • Update a Row – frissülnek a megnyitási adatok, státuszok, utolsó aktivitás ideje.
  • ClickUp – Get & Edit a Task – a rendszer megkeresi a leadhez tartozó feladatot, és módosítja határidővel, megjegyzéssel (pl. „Másodszor is megnyitotta – érdemes ráírni”).
  • Google Contacts – további ágak – ha több csatornán dolgozol, külön címkék, csoportok is beállíthatók (pl. „Hideg e-mail – melegedő lead”).
• 6. Break modulok – kontrollpontok
  Biztosítják, hogy legyen egy rövid szünet a lépések között, ne fusson túl gyorsan a folyamat,
  és elkerüld a túl gyakori frissítéseket vagy ütközéseket a táblában.

A leadek egyből bekerülnek a saleses naptárába – követhető, számonkérhető

3. Miért óriási előny ez egy vállalkozásnak?

• Villámgyors reakcióidő
  Az elsőként reagáló cég viszi el a legtöbb deal-t. Automatizálással percek alatt reagálhatsz,
  nem napokkal később, amikor már több konkurens megelőzött.
• Kevesebb manuális admin, kevesebb hiba
  Nincs többé copy–paste e-mailből Excelbe, CRM-be, taskkezelőbe. Csökken az elgépelés,
  a duplikált sorok és az elfelejtett follow-upok száma.
• Minden rendszer ugyanazt az igazságot látja
  A Google Sheets, a ClickUp és a Google Contacts ugyanabból a valós idejű adatfolyamból dolgozik.
  Ha egy lead státusza változik, mindenhol változik – ez alap a jó döntésekhez.
• Átlátható, mérhető sales folyamat
  A táblázatban pontosan látod: ki mikor nyitotta meg az e-mailt, hány follow-up ment,
  mikor lett belőle feladat, mikor történt a hívás. Ebből könnyű statisztikát,
  konverziós arányt, kampány-összehasonlítást készíteni.
• Skálázhatóság – ugyanannyi emberrel több lead
  Ugyanazzal a csapattal sokkal több kampányt, több érdeklődőt tudsz kezelni,
  mert a háttérmunkát a Make végzi. A kollégák nem excel-táblákat tologatnak,
  hanem értékteremtő munkára (beszélgetés, ajánlat, zárás) koncentrálnak.
• Belépő szintű „digitális infrastruktúra”
  Egy ilyen folyamat nem csak egy trükk: ez az első lépés afelé, hogy a cégednek profi,
  átlátható adatáramlása és működő sales gépezete legyen – fejlesztőcsapat nélkül, no-code alapon.

4. Milyen helyzetekben érdemes hasonló automatizmust építeni?

• Hideg e-mail kampányok (Woodpecker, Lemlist, stb.) – megnyitások, kattintások alapján automatikus follow-up feladatok.
• Weboldal kapcsolatfelvételi űrlapok – űrlap ➜ Sheets ➜ CRM ➜ feladat ➜ számlázás / szerződés.
• Időpontfoglalások – foglalás ➜ naptár ➜ CRM ➜ emlékeztetők ➜ utánkövetés.
• E-kereskedelem – rendelés ➜ számlázás ➜ készlet ➜ hírlevél / remarketing listák.

Ha a vállalkozásodban sok a “mindig ugyanúgy csináljuk, csak épp kézzel” típusú feladat, akkor egy ilyen Make.com automatizmus pontosan azt adja, amire szükséged van: gyors, pontos, átlátható adatáramlást a különálló rendszereid között – úgy, hogy közben nem kell programozónak lenned.

Egy jó automatizmus a legjobb barátod

Mindent összekötünk mindennel. A Make.com több mint 3000 különböző webes alkalmazás között létesít kapcsolatot, hogy a lehető legtöbb időt és stresszt spórolja meg. Kezdjünk el egy rövid, célzott pilot projektet, és nemsokára el sem tudod képzelni, hogyan élhettél eddig automatizálás nélkül.